Sort and Filter di Microsoft Excel

MENGURUTKAN DATA DI MICROSOFT EXCEL

Mengurutkan data artinya mengatur data-data secara berurutan mulai dari data dengan nilai terkecil sampai data dengan nilai terbesar, atau sebaliknya. Mengurutkan data di Excel dilakukan dengan menjalankan perintah SORT. Ada 2 (dua) jenis pengurutan yang dapat dipilih sesuai dengan yang kita inginkan.

1.   Urutan naik (Ascending)
Pilihan Ascending akan menghasilakn data yang berurutan dari nilai yang terkecil sampai nilai terbesar. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad A sampai Z,

2.   Urutan turun (Descending)
Pilihan descending akan menghasilkan data yang berurutan dari nilai terbesar sampai nilai terkecil. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad Z sampai A.

A.  Mengurutkan Data dengan Satu Kolom Acuan

Mengurutkan data dengan satu kolom acuan dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

1.   Pilihlah semua sel yang memuat data-data yang ingin diurutkan.

2.   Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3.   Pada kotak pilihan Sort by, pilihlah kolom yang menjadi acuan pengurutan.

4.   Pilihlah Ascending bila pengurutan dilakukan dari data yang terkecil ke data yang terbesar dan pilihlah Descending bila urutan dilakukan dari data yang terbesar ke data yang terkecil.

5.   Pada bagian pilihan My data range has, pilihlah Header row jika judul kolom pada langkah 1 ikut dipilih dan pilihlah No header row jika langkah 1 judul kolom tidak ikut dipilih.

6.   Klik tombol OK.

B. Mengurutkan Data Berdasarkan Dua atau Tiga Kolom

      Mengurutkan data berdasarkan dua atau tiga kolom acuan berarti pengurutan data dilakukan dengan mengurutkan data pada kolom acuan pertama, kemudian apabila pada kolom pertama terdapat besar data yang sama maka pengurutan dilanjutkan dengan mengacu pada kolom kedua, demikian seterusnya.
Mengurutkan data dengan acuan beberapa kolom dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.

1.   Pilih sel-sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2.   Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3.   Pada pilihan Sort by, pilih kolom acuan pertama, kemudian pilih tipe pengurutan (Ascending atau Descending).

4.   Pada pilihan Then by, pilih kolom acuan kedua, kemudian pilih tipe pengurutan.

5.   Pada pilihan Then by berikutnya, pilih kolom acuan ketiga, kemudian pilih tipe pengurutan.

6.   Pada bagian My list has, pilihlah Header row jika sel yang memuat judul kolom ikut dipilih dan sebaliknya, pilihlah No header row jika sel yang memuat judul kolom tidak ikut dipilih.

7.   klik tombol OK.

C. Mengurutkan Data Berdasarkan Bulan atau Hari

      Bila data yang akan diurutkan berdasarkan kolom yang terdiri dari nama bulan atau hari, pengurutan harus dilakukan berdasarkan bulan atau hari. Pengurutan data berdasarkan bulan atau dapat dilakukan denagn langkah-langkah berikut ini.

1.   Pilihlah sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2.   Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3.   Pilihlah kolom yang memuat nama Bulan yang menjadi acuan pada kotak pilihan Sort by dan tipe pengurutan Ascending.

4.   Klik tombol Options. Kotak dialog Sort Options akan ditampilkan.

5.   Pilihlah Januari, Februari, Maret, …, dst, pada kotak pilihan First key sort order.

6.   Klik tombol OK. Kotak Sort Options akan ditutup.

7.   Klik tombol OK.

2.   Menyaring Data

A. Meyaring Data Terbesar atau Terkecil

      Menyaring data terbesar atau terkecil berarti menampikan data terbesar atau terkecil dari kumpulan data yang ada. Dalam melakukan penyaringan data terbesar atau terkecil, yang perlu kita lakukan adalah menentukan berapa banyak data terbesar atau terkecil yang akan ditampilkan. Berikut adalah langkah-langkah untuk menampilkan data terbesar atau terkecil

1.   Pilihlah data yang akan disaring.

2.   Dari menu Data, pilihlah Filter. Klik perintah AutoFilter. Pada setiap kolom data akan tampak tanda panah ke bawah.

3.   Klik tanda panah pada kolom Jumlah, klik Top 10. Kotak Top 10 AutoFilter akan ditampilkan.

4.   Pada kotak pilihan Show, pilihlah Top untuk menampilkan data terbesar atau pilihlah Bottom untuk menampikan data terkecil.

5.   Masukkan jumlah data terbesar atau terkecil yang ingin ditampilkan (misalnya, 300 data).

6.   Klik tombol OK. Data yang akan disaring berdasarkan pilihan yang sudah dibuat.

B. Menyaring Data dengan Besar Tertentu

      Langkah-langkah untuk menyaring data dengan nilai tertentu adalah sebagai berikut.

1.   Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2.   Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3.   Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan.

4.   Pilihlah data yang sesuai dengan nilai yang dicari. Semua data dengan nilai yang dipilih akan ditampilkan.

C. Menyaring Data Lebih Besar atau Lebih Kecil dari Nilai Tertentu

      Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1.   Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2.   Dari menu Data, pilih Filter, kemudian klik AutoFilter.

3.   Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, klik Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4.   Pada kotak daftar pilihan yang pertama, klik tanda panah ke bawah dan pilih is greater than.

5.   Pada kotak di sampingnya ketik nilai data yang akan menjadi batas penyaringan.

6.   Klik tombol OK.

     

D. Menyaring Data di antara Dua Angka Tertentu

      Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1.   Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2.   Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3.   Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, pilih Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4.   Pada kotak pilihan, pilihlah is greater than dan kemudian masukkan batas bawah nilai penyaringan.

5.   Pada pilihan And dan Or, pilihlah And.

6.   Pada kotak pilihan kedua, pilihlah is less than or equal to, dan kemudian masukkan batas atas nilai penyaringan.

7. Klik tombol OK.

E. Menyaring Data Teks

      Langkah-langkah untuk menyaring data berbentuk teks adalah sebagai berikut.

1.   Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2.   Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3.   Klik tanda panah di kolom yang menjadi dasar penyaringan, pilihlah Custom.

4.   Pada kotak pilihan pertama, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter H).

5.   Pada pilihan And dan Or, pilihlah Or.

6.   Pada kotak pilihan kedua, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter R).

7.   Klik tombol OK.

Share :