Mengenal Microsoft Excel Lebih Jauh

Microsoft Excel merupakan salah satu perangkat lunak pengolah angka yang menjadi bagian dari aplikasi Microsoft Office. Perangkat lunak ini sering digunakan untuk mengerjakan perhitungan, menyimpan, mengatur, dan menganalisis informasi. Pemanfaatan perangkat lunak ini sangat beragam, mulai dari membuat pengaturan budget bulanan, mencatat dan merinci neraca keuangan bisnis, ataupun mengelola data dengan jumlah sangat banyak untuk keperluan analisis statistik. Aplikasi ini juga dikenal dengan nama Spreadsheet (Excel) (spreadsheet).

Berbeda dengan perangkat lunak pengelola kata, dokumen Excel terdiri atas kolom dan baris data, yang memuat sel data. Setiap sel dapat berisi teks maupun nilai angka yang dapat dihitung menggunakan formula.

Keterangan:

Quick Access Toolbar : Kumpulan tombol pintas yang sering digunakan untuk perintah umum. Bisa ditambah maupun dikurangi, tetapi secara default terdiri dari Save, Undo, dan Redo

Ribbon       Berisi kumpulan tab yang sudah disusun berdasarkan kategori tertentu, misalnya Home, Insert, Page Layout, Formulas. Setiap tab berisi beberapa kelompok perintah, misalnya Font, Alignment, Number.

Title            Menampilkan nama dokumen yang sedang dibuka. Name Box Menampilkan lokasi atau “nama” sel yang dipilih.

Cell             Sel adalah setiap persegi panjang di dalam workbook, yang merupakan persimpangan antara kolom dan baris.

Row            Baris adalah sekumpulan sel yang bergerak dari kiri ke kanan halaman, yang diidentifikasi dengan nomor.

Column      Kolom adalah sekumpulan sel yang bergerak dari atas ke bawah halaman, yang diidentifikasi dengan huruf.

Formula Bar : Lokasi untuk memasukkan atau edit data, formula, atau fungsi yang ada pada sel tertentu.

Scroll between worksheets : Digunakan untuk menggeser worksheet.  Lebar kerja (worksheet) atau disebut juga buku kerja (workbook). Setiap lembar kerja memiliki satu atau lebih lembar kerja, misalnya: Sheet1, Sheet2,...dst. Klik kanan untuk pilihan lainnya dan klik tab untuk beralih di antara mereka.

Click to add a new worksheet : Digunakan untuk menambahkan worksheet baru.

Normal View : Merupakan tampilan mode standar, yang menunjukkan jumlah sel dan kolom yang tidak terbatas.

Page Layout View : Tampilan ini akan membagi worksheet menjadi halaman.

Page Break View : Pilihan untuk menampilkan overview worksheet, khususnya sangat membantu ketika ditambahkan page breaks.

Scroll Bar Berada di bagian bawah dan bagian kanan yang berfungsi untuk menggeser tampilan ke atas bawah atau kanan kiri.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia pada perangkat lunak tersebut, kita dapat melakukan berbagai pengolahan informasi, misalnya dengan memanfaatkan fitur berikut ini.

1. Baris dan Kolom

Secara default, setiap tampilan baris dan kolom yang terdapat pada workbook akan memiliki tinggi dan lebar yang sama. Lebar dan tinggi sel dapat dimodifikasi sesuai teks yang dimasukkan. Gambar berikut merupakan contoh tampilan teks melewati batas kolom B. Untuk melebarkannya dengan cara klik kolom B, kemudian posisikan kursor di antara kolom B dan C sehingga muncul tanda panah ganda. Geser tanda panah ganda ke kanan sampai tulisan memenuhi kolom B dengan hasil sebagai berikut.

Jika bekerja dengan sel yang lebih komplekss, dapat memanfaatkan fitur AutoFit yang secara otomatis mengatur lebar baris atau kolom. Perhatikan contoh berikut.

Untuk menggunakan fitur AutoFit, lakukan langkah berikut.

(1) Pilih kolom atau baris yang akan dijadikan otomatis. Pada contoh ini dipilih semua baris sel dengan cara blok karena semuanya akan dibuat otomatis.

(2) Pada tab Home, klik Format kemudian pilih AutoFit Column Width.

2. Memodifikasi Tinggi/ Lebar Semua Baris dan Kolom

Tinggi dan lebar setiap baris dan kolom dapat dilakukan pada waktu yang sama. Hal ini

memungkinkan mengatur ukuran keseragaman setiap baris dan kolom dalam lembar kerja. Perhatikan contoh berikut ini.

Pada contoh ini digunakan pengaturan keseragaman tinggi baris, yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.

(1) Klik tombol Select All di bawah Name Box untuk memilih semua.

(2) Arahkan kursor di antara nama baris sehingga muncul panah ganda.

(3) Klik dan tarik ke bawah untuk untuk menambah atau mengurangi tinggi baris, kemudian lepaskan mouse jika tinggi telah ditentukan. Tinggi baris akan berubah untuk seluruh worksheet. Dapat juga dilakukan hal yang sama untuk sebagian baris atau kolom dengan memilih baris/kolom yang akan diubah sebelum mengubah tinggi/lebarnya.

(4) Untuk mendapatkan posisi teks yang sama, pilih jenis rata teks yang disediakan di kelompok Alignment. Misalnya dipilih “Middle Align” dan “Align Left” pada kolom nama.

3. Font, Cell Border, dan Styles

Batas sel (cell border) dapat ditambahkan ke dalam teks yang diketikkan pada lembar kerja. Berikut adalah contoh penambahan border pada Excel agar membantu membedakan dengan sel lain.

Untuk membuat tampilan tabel seperti contoh di atas, lakukan langkah berikut.

(1) Posisikan kursor di sel B2, ketik teks “Daftar Siswa Teladan”.

(2) Gunakan tombol ALT + Enter untuk memindahkan kursor di bawah pada Excel.

(3) Ketik teks “SMK Pembangunan Bangsa” dan tekan tombol Enter. Maka teks yang akan ditampilkan pada Formula bar hanya “Daftar Siswa Teladan” karena sel berubah ke

mode Wrap Text.

(4) Blok sel B2 hingga F2.

(5) Pilih Merge & Center untuk menggabungkan sel menjadi satu. Aturlah tinggi sel yang telah digabung agar enak dipandang.

(6) Pilih Fonts “Times New Roman”, ukuran “11”, bentuk tebal “B”, dan pilih warna Green, Accent 6, Darker 25%.

(7) Selanjutnya buatlah border dengan cara sebagai berikut.

(a) Blok sel yang ingin ditambahkan border. Klik Borders pada tab Home, maka akan muncul drop down menu. Pilih border style yang diinginkan, misalnya All Borders.

(b) Tambahkan style dengan memilih pada kelompok Styles, misalnya dipilih 20% - Accent6.

Share :

Read More

Membuat Daftar Isi Otomatis pada Microsoft Word

Table of Content (TOC) digunakan untuk membuat daftar isi pada sebuah dokumen/buku. Daftar isi memudahkan untuk mencari informasi di dalam dokumen/buku. Dalam kegiatan pemformatan dokumen, penggunaan TOC memudahkan untuk mengakses bagian yang diinginkan serta memperbarui (update) secara otomatis judul bab, subbab, atau bagian lain serta nomor halaman ketika isi dokumen berubah.

Sebelum membuat TOC, tentukan dahulu Heading Style. Heading Style memberikan kemudahan untuk

mengelompokkan judul per bagian pada tingkat kesejajaran. Bagian tertentu mungkin memiliki beberapa subbagian. Antara subbagian yang satu dengan subbagian lain dianggap memiliki kesejajaran yang sama. Namun antara bagian dengan subbagian tidak memiliki kesejajaran. Lihat contoh berikut ini!

Menentukan Heading Style dapat dilakukan sebagai berikut.

Untuk membuat daftar isi tersebut, dapat memanfaatkan TOC dengan cara berikut.

a. Memilih Heading Style

(1) Arahkan kursor ke awal kalimat yang akan diberikan style. Pilih heading style di tab HOME.

Klik kanan kemudian pilih Modify untuk melakukan modifikasi sesuai kebutuhan.

(2) Pilihlah format teks yang diinginkan, misalnya sebagai berikut.

Masukkan format teks pada kotak dialog Modify Style.

(3) Untuk menambahkan awalan judul I, II, III, ..., awalan A, ..., atau awalan 1, 2, 3 ... sebelum nama bab atau subbab, pilih salah satu bentuk Multilevel List yang tersedia.

(4) Untuk menambahkan awalan BAB dapat memilih Define New Multilevel List.

(5) Jika ingin mengubah tampilan urutan level berdasarkan list level tertentu, pilihlah Change List Level.

(6) Untuk memeriksa HEADINGS yang sudah dibuat, pilih tab VIEW kemudian beri tanda centang pada Navigation Pane hingga didapatkan tampilan sebagai berikut.

b. Memberikan Jeda Dokumen (Breaks)

Setelah memberikan headings, perlu diberikan jeda pada dokumen sehingga dokumen lebih terorganisasikan secara keseluruhan. Terdapat dua jenis breaks, yaitu jeda halaman (page breaks)

dan jeda bagian (section breaks).

Page breaks akan memindahkan teks ke halaman baru meskipun teks belum mencapai akhir halaman. Section breaks digunakan ketika akan memulai judul bab baru atau bagian baru yang terpisah dari bagian sebelumnnya, bahkan untuk memulai isi yang benar-benar berbeda dengan tulisan sebelumnya. Section breaks pada buku, berarti judul bab baru dapat diletakkan pada halaman gasal berikutnya, kecuali dikehendaki lain. Misalnya, akhir BAB I Pendahuluan terletak pada halaman 3, judul BAB II harus diletakkan pada halaman 5, meskipun halaman 4 kosong.

Pengaturan page breaks atau section breaks dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Berikut adalah contoh pemakaian section breaks.

Untuk membuat section breaks, lakukan langkah-langkah berikut.

(1) Klik PAGE LAYOUT.

(2) Pilih Breaks, kemudian Next Page.

Secara default, jenis breaks yang telah dibuat tidak ditampilkan (hidden). Jika ingin menghapusnya, langkah pertama yang perlu dilakukan ialah menampilkan breaks melalui perintah Show/Hide.

c. Menyisipkan TOC

Menyisipkan TOC dapat dilakukan dengan cara berikut.

(1) Klik tab REFERENCES.

(2) Pilih Table of Contents yang diinginkan. Misalnya Automatic Table 1.

(3) didapatkan TOC sebagai berikut.

d. Memperbarui TOC

(1) Pilih daftar isi dan klik Update Table.

(2) Memperbarui nomor halaman saja, dilakukan dengan memilih Update page numbers only.

(3) Memperbarui seluruh tampilan tabel, dilakukan dengan memilih Updates entire table.

(4) Klik tombol OK

Membuat daftar isi akan mempermudah melakukan navigasi dari satu bab ke bab yang lain dengan cara menekan tombol CTRL + klik judul bab atau subbab hingga menuju halaman yang dikehendaki.

Share :

Read More

Membuat Equations dan Symbol pada Microsoft Word

Equation adalah fasilitas pada Microsoft word untuk menuliskan rumus. Pemanfaatan equation dilakukan dengan cara berikut.

(1) Pilih tab INSERT.

(2) Klik Equation.

(3) Ketika mengklik Equation, secara otomatis akan muncul tab DESIGN sebagai berikut.

(4) Ketik rumus pada place holder yang tersedia secara otomatis. Misalnya, kita akan menuliskan “ ½ ”

menggunakan rumus. Untuk menuliskannya dengan equation, lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

(a) Klik Fraction

(b) Pilih model pecahan yang akan dituliskan.

(c) Tuliskan bilangan pembilang dan penyebut pada place holder.

Apabila membutuhkan suatu simbol, tetapi tidak terdapat pada keyboard, lakukan langkah sebagai

berikut.

(1) Klik Symbol hingga muncul tampilan simbol yang sering digunakan.

(2) Pilih salah satu simbol yang diperlukan atau klik More Symbols untuk mencari lebih lanjut.

 Misalnya Alpha + Beta, akan dituliskan sebagai simbol berikut. α + β

Share :

Read More

Menambahkan Ilustrasi pada Microsoft Word

Ilustrasi dikelompokkan dalam kelompok Illustrations, yang terdiri atas gambar (Pictures), gambar daring (Online Pictures), bentuk (Shapes), SmartArt, Grafik (Chart) maupun ilustrasi yang didapatkan dari screenshoot tampilan.

Perhatikan dokumen sebelum diberi ilustrasi berikut.

Jika berkonsentrasi di ruang belajar, Anda akan dengan mudah melihat ‘meja’ yang terdiri atas kepala meja (bagian paling atas meja), badan meja (rak/lemari di bawah kepala meja), dan kaki meja. Dari pengamatan (observasi) tersebut, akan muncul beberapa pertanyaan, yang antara lain:

1. Mengapa meja memiliki kepala meja, badan meja, dan kaki meja?

2. Bagaimana apabila salah satu komponen tersebut tidak ada?

3. Apakah mengganggu kenyamanan?

4. Ada berapa jenis meja di dunia?

5. Kapan meja ditemukan? Mengapa meja ditemukan?

Menyisipkan ilustrasi ke dalam teks dapat dilakukan dengan cara berikut.

(1) Pilih tab INSERT.

(2) Pilih jenis ilustrasi yang diinginkan, yang terdiri atas:

(a)   Pictures untuk menyisipkan ilustrasi berupa gambar dari komputer;

(b)   Online Pictures untuk menyisipkan gambar dari situs internet;

(c)   Shapes untuk menyisipkan berbagai bentuk (shapes), misalnya panah (arrows), kotak informasi (callouts), kotak (squares), bintang (stars), dan diagram alir (flowchart);

(d)   SmartArt untuk menyisipkan grafik SmartArt, misalnya List, Process, Cycle, dan, Hierarchy;

(e)   Chart untuk menyisipkan grafik, misalnya grafik batang (column), grafik garis (line), dan grafik lingkaran (pie);

(f)    Screenshot untuk menambahkan screnshot.

(3) Pada contoh ini, digunakan salah satu fitur ilustrasi berupa gambar. Untuk menambahkannya, klik Pictures sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut.

(4) Tentukan lokasi gambar yang akan dimasukkan.

(5) Pilih gambar yang diinginkan.

(6) Klik tombol Insert.

Gambar akan secara otomatis muncul di lokasi kursor sebelumnya.

Misalnya, jika Anda berkonsentrasi di ruang belajar, maka akan dengan mudah melihat ‘meja’ yang terdiri atas kepala meja (bagian paling atas meja), badan meja (rak/lemari di bawah kepala meja), dan kaki meja. Dari pengamatan (observasi) tersebut, akan muncul beberapa pertanyaan, yang antara lain:

1. Mengapa meja memiliki kepala meja, badan meja, dan kaki meja?

2. Bagaimana apabila salah satu komponen tersebut. tidak ada?

3. Apakah mengganggu kenyamanan?

4. Ada berapa jenis meja yang ada di dunia?

5. Kapan meja ditemukan? Mengapa meja ditemukan?

Ketika ilustrasi sudah disisipkan, secara otomatis gambar akan tampil dengan kondisi merekat dengan teks (In Line With Text). Untuk mendapatkan hasil yang lebih baik sesuai dengan kehendak Anda, lakukanlah pengaturan lebih lanjut supaya mendapat tampilan sebagai berikut.

 Misalnya, jika Anda berkonsentrasi di ruang belajar, maka akan dengan mudah melihat ‘meja’ yang terdiri atas kepala meja (bagian paling atas meja), badan meja (rak/lemari di bawah kepala meja), dan kaki meja. Dari pengamatan (observasi) tersebut, akan muncul beberapa pertanyaan, yang antara lain:

1. Mengapa meja memiliki kepala meja, badan meja, dan kaki meja?

2. Bagaimana apabila salah satu komponen tersebut. tidak ada?

3. Apakah mengganggu kenyamanan?

4. Ada berapa jenis meja di dunia?

5. Kapan meja ditemukan? Mengapa meja ditemukan?

Untuk mengatur ilustrasi seperti di atas, pengaturan yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut.

(1) Klik kanan pada gambar yang akandiatur.

(2) Pilih Wrap Text.

(3) Pilih posisi pengaturan yang diinginkan, misalnya menggunakan Square.

Pengaturan lebih lanjut dapat dilakukan sesuai keinginan dengan memanfaatkan

fitur-fitur pada tab FORMAT. Tab ini akan muncul secara otomatis ketika gambar di klik.

Share :

Read More