Menyajikan Grafik (Chart) di Microsoft Excel

Tidak mudah untuk menafsirkan lembar kerja Excel yang berisi banyak data. Penyajian dalam bentuk grafik/diagram (chart) memungkinkan untuk menggambarkan lembar kerja secara grafis, yang membuat mudah dalam memvisualisasikan perbandingan dan tren.

Proses pembuatan grafik dapat dibagi menjadi 4 tahap, yaitu menentukan data yang ingin disampaikan, mengatur data, menyiapkan grafik, dan format diagram. Hal yang paling penting adalah mengetahui dengan jelas alasan dan tujuan membuat diagram/grafik, lalu memilih jenis diagram/grafik yang sesuai. Setidaknya terdapat 6 alasan umum sebagai pertimbangan dalam menyajikan data dalam bentuk diagram/grafik. Alasan – alasan tersebut adalah untuk:

• melakukan perbandingan data;

• menunjukkan distribusi data;

• menjelaskan bagian dari keseluruhan;

• menunjukkan kecenderungan dari waktu ke waktu;

• mengetahui penyimpangan; dan

• memahami hubungan antara data yang satu dengan lainnya.

Alasan pembuatan grafik dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan jenis grafik yang akan dibuat. Excel memiliki beberapa jenis diagram/grafik yang berbeda, yang memungkinkan untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan data. Masing-masing memiliki keuntungan tersendiri, untuk menggunakan secara efektif, harus memahami bagaimana grafik yang berbeda digunakan. Berbagai jenis grafik yang disediakan yaitu Kolom (Column), Garis (Line), Pie, Batang (Bar), Area, dan Permukaan (Surface).

a. Grafik Kolom

Grafik kolom menggunakan batang vertikal untuk merepresentasikan data. Grafik jenis ini dapat bekerja dengan berbagai jenis data, akan tetapi yang paling sering digunakan untuk membandingkan informasi.

b. Grafik Garis

Grafik garis ideal untuk menampilkan tren. Terdapat titik data saling yang terhubung dengan garisgaris, yang membuat mudah untuk melihat apakah nilai meningkat atau menurun dari waktu ke waktu. Misalnya

c. Diagram Pie

Diagram pie mempermudah dalam membandingkan proporsi. Setiap nilai ditampilkan sebagai sepotong kue, sehingga mudah untuk melihat nilai-nilai yang membentuk persentase keseluruhan. Jenis ini hanya menerima sebuah data series, pada contoh ini menggunakan data penerimaan siswa baru SMK Pembangunan Bangsa hanya pada tahun 2016.

d. Diagram Batang

Grafik batang hampir seperti grafik kolom, namun jenis ini menggunakan batang horizontal sedangkan grafik kolom menggunakan batang vertikal.

e. Grafik Area

Grafik area menyerupai grafik garis, kecuali daerah bawah garis yang terisi.

f. Grafik Permukaan

Grafik permukaan memungkinkan untuk menampilkan data pada tampilan 3 Dimensi. Grafik ini sangat tepat digunakan untuk data dalam skala besar, yang memungkinkan untuk melihat berbagai informasi pada saat yang sama.

Selain mengetahui jenis grafik, perlu dipahami cara membaca grafik. Grafik mengandung beberapa unsur atau bagian yang berbeda, yang dapat membantu menginterpretasikan data.

Berikut penjelasan dari masing-masing bagian grafik di atas.

• Chart Title: Judul pada grafik.

• Vertical Axis: Sumbu vertikal, juga dikenal sebagai sumbu y, adalah bagian vertikal dari grafik yang mengukur nilai dari kolom. Pada contoh ini, nilai yang terukur adalah jumlah siswa yang diterima pada masing-masing kompetensi keahlian.

• Horizontal Axis: Sumbu horisontal, juga dikenal sebagai sumbu x, adalah bagian horisontal dari grafik yang mengidentifikasi kategori pada grafik. Pada contoh ini, menunjukkan kelompok penerimaan per tahun.

• Data Series: Seri data terdiri dari titik-titik data terkait dalam sebuah grafik. Pada contoh ini, seperti yang kita lihat dalam legenda, kolom perak (silver) mewakili penerimaan siswa baru pada kompetensi keahlian tata busana pada tahun 2013.

• Legend: Legenda mengidentifikasi setiap serial data yang mewakili masing-masing warna grafik. Dalam contoh ini, legenda mengidentifikasikan kompetensi keahlian yang berbeda pada grafik.

a. Menambahkan Grafik

Untuk menambahkan gafik di Excel lakukan langka-langkah berikut ini.

1) Pilih sel yang ingin dibuat grafiknya, termasuk judul kolom dan label baris. Sel-sel ini akan menjadi sumber data grafik. Pada contoh ini, dipilih sel B2: F6.

2) Dari tab Insert, klik Chart yang diinginkan. Dalam contoh kita, kita akan pilih Column dan format 2D. Jika tidak yakin jenis grafik apa yang akan digunakan, pilih Recommended Charts yang akan memilihkan format grafik berdasarkan format nomor yang digunakan.

3) Grafik yang dipilih akan ditampilkan dalam lembar kerja. Berikut ini contoh tampilan awal tabel kolom sebelum dimodifikasi.

Setelah memasukkan grafik, dapat melakukan pengaturan agar grafik lebih menarik. Pengaturan yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut.

b. Menambah Elemen, Layout dan Style Grafik

Elemen grafik dapat ditambahkan, seperti judul grafik, legenda, dan label data agar grafik lebih mudah dibaca. Perhatikan contoh berikut ini.

Untuk menambahkan elemen berupa legend dan style sesuai tampilan di atas, lakukan langkah berikut ini.

1) Klik grafik yang akan diubah maka muncul tab Design dan tab Format.

2) Pada tab Design, klik Add Chart Element kemudian pilih Legend. Tentukan posisi legend di sebelah kanan, pilih Right. Add chart element akan menambahkan elemen satu per satu, dapat menambahkan beberapa elemen sekaligus dengan menggunakan Quick Layout. Klik Quick Layout dan pilih Layout 1 untuk menambahkan legend di sebelah kanan.

3) Style grafik terdapat di kelompok Chart styles. Pada contoh ini, digunakan format “Styles 10” pada chart styles.

4) Untuk menambahkan elemen grafik, dapat menggunakan tombol shortcut agar pemformatan grafik dapat dilakukan dengan cepat, mengubah style grafik, dan menyaring data grafik. Klik grafik agar tombol shortcut sebelah kanan tampil.

c. Menukar Baris/ Kolom dan Memilih Data

Terkadang diinginkan pengubahan kelompok data grafik dengan cara menukar tampilan baris dan kolom. Misalnya, pada contoh ini kita akan membalik baris dan kolom sehingga baris tahun berganti dengan kolom kompetensi keahlian, yang diketahui mudah dengan melihat legend.

Untuk mengubah posisi baris dan kolom, lakukanlah langkah berikut ini.

1) Pilih grafik yang ingin diubah.

2) Dari tab Design, klik Switch Row / Column.

3) Jika diklik Select Data di sebelah kanan Switch Row/Column, data yang akan dibuat grafik dapat ditentukan. Posisi baris dan kolom juga dapat diubah dengan cara menekan tombol Switch Row/Column.

d. Mengubah Tipe Grafik

Jika grafik yang sudah dibuat kurang begitu cocok, dapat beralih ke jenis grafik yang lain. Pada contoh ini, akan diubah dari grafik kolom 2 Dimensi menjadi grafik kolom 3 Dimensi.

Agar dapat mengubahnya, lakukan langkah berikut ini.

1) Klik tab Design, pilih Change Chart Type.

2) Maka akan muncul kotak dialog Change Chart Type. Pilih jenis yang lain, pada contoh ini dipilih 3D Clustered Column pada bagian kiri.

3) Klik tombol OK, grafik akan berubah jenis dari 2D menjadi 3D.

Share :

Read More

Fungsi Penyusutan (DEPRESIASI) menggunakan Microsoft Excel

Depresiasi digunakan untuk menghitung penyusutan sebuah aset. Pada Microsoft Excel menyediakan beberapa fungsi untuk menghtiung depresiasi dengan berbagai metode.

1. Fungsi SLN : Menghitung depresiasi dengan metode "straight line

  Syntax : SLV(cost;salvage;life)

·                     Cost adalah nilai awal aset

·                     Salvage adalah nilai sisa dari aset pada akhir periode penyusutan

·                     Life adalah jumlah periode penyusutan 

 2. Fungsi SYD : Menghitung depresiasi dengan metode "sum-of-year's digits"

Syntax : SYD(cost;salvage;life;per)

·                     Cost adalah nilai awal aset

·                     Salvage adalah nilai sisa dari aset pada akhir periode penyusutan

·                     Life adalah jumlah periode penyusutan 

·                     Per adalah periode penyusutan yang ingin dihitung

3. Fungsi DB : Menghtiung depresiasi dengan metode "fixed-declining balance"

Syntax : DB(cost;salvage;life;periode;month)

·                     Cost adalah nilai awal aset

·                     Salvage adalah nilai sisa dari aset pada akhir periode penyusutan

·                     Life adalah jumlah periode penyusutan 

·                     Periode adalah periode penyusutan yang ingin dihitung

·                     Month adalah jumlah bulan pada tahun pertama penyusutan, jika diabaikan bernilai 12.

4. Fungsi DDB : Menghitung depresiasi dengan metode "double-declining balance"

Syntax : DDB(cost;salvage;life;periode;factor)

·                     Cost adalah nilai awal aset

·                     Salvage adalah nilai sisa dari aset pada akhir periode penyusutan

·                     Life adalah jumlah periode penyusutan 

·                     Periode adalah periode penyusutan yang ingin dihitung

·                     Factor adalah nilai yang digunakan sebagai facktor penyusutan jika diabaikan bernilai 2

5. Fungsi VDB : Menghitung depresiasi dengan metode "variable-declining balance"

Syntax : VBD(cost;salvage;life;start_periode;end_periode;factor;no_switch)

·                     Cost adalah nilai awal aset

·                     Salvage adalah nilai sisa dari aset pada akhir periode penyusutan

·                     Life adalah jumlah periode penyusutan

·                     Start_Periode adalah periode awal perhitungan depresiasi

·                     End_Periode adalah periode akhir perhitungan depresiasi

·                     Factor adalah nilai yang digunakan sebagai factor penyusutan jika diabaikan bernilai 2, atau sama dengan metode "double-declining balance"

·                     No_switch bernilai TRUE atau FALSE, jika TRUE excel tidak akan merubah depresiasi ke merode "straight line" jika nilai depresiasi lebih besar dari perhitungan "declining balance", jika FALSE excel akan merubah depresiasi ke metode "straight line" jika nilai lebih besar dari perhitungan 

Contoh Kasus

Suatu perusahaan membeli sebuah mobil seharga Rp240.000.000, Berapakah penyusutan nilai mobil setiap tahun selama 10 tahun dengan metode "straight line", "sum-of-year;'s digits", "fixed-declining balance", "double-declining balance', "variable-declining balance" dengan asumsi nilai mobil di akhir periode adalah Rp60.000.000.

Metode "Straight line" menghasilnya penyusutan yang sama setiap periode yaitu Rp18.000.000

Metode "sum-of-year's digits" menghasilkan penyusutan Rp32.727.272,71 untuk periode pertama dan Rp3.272.727,27 untuk diakhir periode.

Metode "fixed-declining balance" menghasilkan penyusutan sebesar Rp30.960.000 untuk periode pertama dan Rp8.932.321,53 untuk periode akhir.

Metode "double-declining balance" menghasilkan penyusutan sebesar Rp48.000.000 untuk periode pertama.

Metode "variable-declining balance' menghasilkan penyusutan sebesar Rp36.000.000 untuk periode pertama dengan faktor 1,5.

Share :

Read More

Menambahkan Media pada File Presentasi

PowerPoint menyediakan fitur insert media yang memungkinkan untuk menjalankan berbagai jenis media pada saat melakukan presentasi. Dengan penggunaan berbagai media ini, menjadikan presentasi lebih menarik. Media yang dapat diintegrasikan dengan PowerPoint meliputi Video, Audio, dan Screen Recording.

a. Menambahkan Video

Video dapat ditambahkan dan diedit pada presentasi. Misalnya memotong video, menambahkan poster, atau memilih style. Perhatikan contoh berikut ini.

Untuk dapat menambahkan video pada file presentasi dengan cara sebagai berikut.

1) Masukkan video ke dalam slide.

i. Jika bekerja pada slide yang memiliki ikon video di place holder, klik Insert Video.

Tentukan video yang akan disisipkan, yaitu:

• From a file, menyisipkan video yang terdapat di komputer;

• One Drive – Personal, menyisipkan video yang terkoneksi pada One Drive;

• YouTube, menyisipkan video dari YouTube (video hanya bisa dijalankan ketika terhubung ke Internet);

• From a Video Embed Code, menyisipkan kode video dari website;

• atau dari akun Facebook.

ii. Jika sedang mengerjakan slide yang tidak memiliki place holder dengan ikon video, dapat meng-klik Video pada tab Insert. Pada contoh ini yang akan digunakan adalah video yang lokasinya di komputer, sehingga dipilih Video on My PC.

Penyisipan video juga dapat dilakukan dari internet dengan cara klik Online Video, namun perlu diingat bahwa video tersebut tidak melekat pada slide, sehingga perlu terhubung dengan internet ketika mempresentasikannya. Pilih video yang ingin disisipkan, misalnya Recycle-Botol Rev.

2) Mengatur video.

Video yang telah dimasukkan dapat diatur pada tab PLAYBACK atau tab FORMAT yang muncul secara otomatis ketika video ditambahkan. Sebagai contoh, untuk memotong video digunakanlah Trim Video.

3) Video yang telah ditambahkan dapat diberikan style dengan memilih salah satu jenis style. Misalnya dipilih jenis “Rounded Diagonal Corner,White”.

4) Langkah terakhir adalah menambahkan poster pada video dengan cara klik Poster Frame pada tab Format, pilih Image from File, kemudian tentukan poster yang diinginkan.

b. Menambahkan Audio

Efek sound, background music, maupun narasi dapat ditambahkan dengan cara menambahkan Audio pada PowerPoint.

Untuk dapat menyisipkan audio dengan mengikuti langkah sebagai berikut.

1) Klik tab Insert.

2) Klik Audio.

3) Pilih Audio on My PC.

Jika diperlukan, rekamlah suara yang diinginkan dengan memilih fitur Record Audio hingga menghasilkan file audio.

4) Pilih file audio yang telah dibuat atau telah tersedia kemudian klik tombol Insert.

5) Audio yang telah dimasukkan akan memiliki tampilan sebagai berikut.

6) Aturlah audio pada posisi yang diinginkan!

Sama halnya dengan video yang sudah ditambahkan, pada audio juga dapat disunting atau diubah menjadi format tertentu dengan menggunakan tab PLAYBACK atau tab FORMAT yang secara otomatis muncul ketika audio ditambahkan.

c. Menambahkan Screen Recording

Screen recording merupakan cara lain untuk menambahkan video pada sebuah slide dengan cara merekam bagian layar (screen) yang diinginkan. Untuk menambahkan screen recording, dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

1) Klik Screen Recording pada tab Insert.

2) PowerPoint akan di-minimize, hingga muncul menu screen recording di bagian tengah atas layar.

3) Klik menu Select Area dan tentukan bagian layar yang akan di rekam.

4) Klik tombol Record untuk memulai merekam.

5) Ketika mulai merekam, menu screen recording akan disembunyikan. Untuk menghentikannya arahkan kursor ke bagian tengah atas layar monitor kemudian klik tombol Stop, atau menggunakan shortcut Windows + Shift + Q.

Share :

Read More