Mail merge adalah fasilitas yang disediakan
oleh Microsoft Word untuk mencetak beberapa surat
(letters), amplop (envelopes), label,
atau directory untuk dikirimkan ke banyak pihak. Untuk
memanfaatkan fasilitas Mail Merge, diperlukan
informasi yang disimpan dalam daftar (list), database,
atau lembar sebar (spreadsheet). Misalnya,
Ketua OSIS menyampaikan pemberitahuan kepada orang tua siswa terkait dengan pelaksanaan
pentas seni di SMK Pembangunan Bangsa.
Untuk itu, Ketua OSIS memerlukan daftar nama orang
tua siswa yang dibuat dalam file Microsoft Excel sebagai berikut.
Ketika Ketua OSIS akan mencetak amplop surat
pemberitahuan tersebut, dia akan memanfaatkan
fasilitas Mail Merge sebagai berikut.
Membuat mailing list dapat dilakukan dengan cara:
(1) Pilih
tab MAILINGS.
(2) Pilih
Select Recipients.
(3) Klik
Use Existing List.
(4) Pilih berkas file
Microsoft Excel yang telah dibuat, kemudian klik tombol Open.
(5) Pilih
lembar (sheet) dari worksheet yang tersedia kemudian klik tombol OK.
(6) Periksa
kembali data orang tua siswa dengan meng-klik Edit Recipient List hingga
muncul
kotak dialog Mail Merge Recipients. Klik tombol
OK setelah data tersebut benar.
(7) Masukkan data orang tua sesuai
dengan format yang diinginkan, dengan meng-klik Insert Merge and Field,
sehingga menjadi seperti berikut.
(8) Klik
Preview Result, untuk melihat hasil Mail Merge sebelum dicetak.
(9) Untuk
mencetak dokumen, klik Finish & Merge kemudian pilih Print
Dokumen.
