Membuat Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk mencetak beberapa surat

(letters), amplop (envelopes), label, atau directory untuk dikirimkan ke banyak pihak. Untuk

memanfaatkan fasilitas Mail Merge, diperlukan informasi yang disimpan dalam daftar (list), database,

atau lembar sebar (spreadsheet). Misalnya, Ketua OSIS menyampaikan pemberitahuan kepada orang tua siswa terkait dengan pelaksanaan pentas seni di SMK Pembangunan Bangsa.

Untuk itu, Ketua OSIS memerlukan daftar nama orang tua siswa yang dibuat dalam file Microsoft Excel sebagai berikut.

Ketika Ketua OSIS akan mencetak amplop surat pemberitahuan tersebut, dia akan memanfaatkan

fasilitas Mail Merge sebagai berikut.

Membuat mailing list dapat dilakukan dengan cara:

(1) Pilih tab MAILINGS.

(2) Pilih Select Recipients.

(3) Klik Use Existing List.

(4) Pilih berkas file Microsoft Excel yang telah dibuat, kemudian klik tombol Open.

(5) Pilih lembar (sheet) dari worksheet yang tersedia kemudian klik tombol OK.

(6) Periksa kembali data orang tua siswa dengan meng-klik Edit Recipient List hingga muncul

kotak dialog Mail Merge Recipients. Klik tombol OK setelah data tersebut benar.

 (7) Masukkan data orang tua sesuai dengan format yang diinginkan, dengan meng-klik Insert Merge and Field, sehingga menjadi seperti berikut.

(8) Klik Preview Result, untuk melihat hasil Mail Merge sebelum dicetak.

(9) Untuk mencetak dokumen, klik Finish & Merge kemudian pilih Print Dokumen.

Share :